Один на один с бухгалтером: как правильно расстаться и принять нового?

Анна Мосина, руководитель компании Бухгалтерия-Сервис

Я заметила, что предприниматели и собственники компаний принимая решение о смене бухгалтера не имеют четкого алгоритма, как действовать при расторжении договора: какие документы забирать, что делать дальше и что нужно обязательно проверить.

Часто отсутствие информации о том, как правильно передавать дела от одного бухгалтера к другому, заставляет предпринимателя оттягивать момент расставания с действующим специалистом.

Для таких случаев я подготовила путеводитель, так как Бухгалтерия-Сервис постоянно участвует в передаче дел. Путеводитель подойдет для предпринимателей и компаний, которые сотрудничают с бухгалтером – фрилансером или аутсорсинговой компанией.

Забрать

Забрать чек-лист в нашем Telegram канале

1. Договариваемся с бухгалтером, где заканчивается его ответственность

Самый важный этап передачи дел – договориться о том, когда бухгалтер завершает дела и какие последние отчеты он будет сдавать.

В бухгалтерии часть процессов никогда не останавливаются: расчет и выплата заработной платы сотрудников, совершение платежей, формирование и подача отчетов. Чтобы не оказалось так, что процессы «встанут», договоритесь, когда и где заканчивается ответственность бухгалтера. Вы можете составить с прошлым бухгалтером список отчетов, которые будут в его зоне ответственности. Такой подход создаст полную прозрачность в вопросе ответственности.

Обратите внимание, если вы передаете дела в январе. Это самый трудный месяц, поскольку годовые отчёты бизнес формирует в марте и вряд ли прошлый бухгалтер будет готов закрыть период раньше на два месяца. Технически это практически невозможно. Обсудите с новым бухгалтером, кто будет формировать годовые отчеты для бизнеса.

2. Забираем документы

1. Уставные документы бизнеса, если по какой-то причине их хранил бухгалтер.
2. Оригиналы документов.

Уточните, как и в каком виде был организован процесс документооборота и хранения документов, кто отвечал за архивацию и хранение. Налоговая имеет право запросить документы на проверку за три предыдущих года и вам нужно знать, где искать оригиналы документов в случае необходимости.

3. Доверенности. Если доверенности были выданы с длинным сроком или бессрочно, заберите оригиналы или отзовите их.
4. Печать. Заберите оригинал оттиска печати.

3. Определяем систему для сдачи отчётности

Определите через какую систему бухгалтер сдавал отчеты. Чаще всего это системы Контур.Экстерн, СБИС++ или 1С Отчетность.

Если система сдачи принадлежит компании, получите логин и пароль для входа в систему, эти данные понадобятся следующему специалисту для работы, поскольку именно в этой системе будут хранится оригиналы сданных отчетов.
Если система принадлежит бухгалтеру, что частая практика для фрилансеров или аутсорсинговых компаний, то вам потребуется заново подключиться к системе сдачи отчетности. Уже не осталось компаний, которые могут работать без таких систем.

Если вы переходите внутри одной системы для сдачи отчетности, то имея действующий ключ электронной подписи можно синхронизировать все отчеты, которые были сданы прошлым бухгалтером.

4. Забираем архив отчетности

1. Запросите у бухгалтера архив отчетности с квитанциями о приме их в контролирующих органах.

Архив необходимо иметь или в бумажном виде или в электронном виде. Обратите внимание, все отчеты должны иметь квитанции о том, что налоговая их приняла. Это называется извещение о вводе сведений.

2. Запросите у бухгалтера информацию о требованиях, который поступали из налоговой, и какая работа была по ним проведена. Важно владеть информацией, какие требования вам направляла налоговая и как бухгалтер отработал эти требования.

Бухгалтерия-Сервис часто сталкивается с тем, что налоговая повторно запрашивает одну и туже информацию. Чтобы не тратить время на повторные ответы, мы, зная права наших клиентов, отправляем налоговую в их первичный запрос. Так мы экономим время и нервы клиенту и себе.

5. Забираем ключ электронной подписи

Часто руководитель отдает свой КЭП бухгалтеру, чтобы он ей подписывал отчеты. Это некорректно с точки зрения закона, но распространённая практика.
Заберите свой КЭП у бухгалтера. Если специалист сдавал отчетность по доверенности, необходимо отозвать доверенность.

6. Проводим сверку с налоговой

Запросите у бухгалтера сверку с налоговой по расчету на текущую дату. Вам понадобится два документа:

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов. Такую справку часто требуют кредиторы и банки, проверьте, что все обязательства перед налоговой выполнены.

Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Эта справка покажет долги, если они есть и сумму переплаченных налогов.

7. Забираем базы 1С

Если базы 1С находятся у бухгалтера, запросите выгрузку из баз.
Если вы со своей стороны предоставляли доступ к базам 1С, то закройте доступ в последний рабочий день бухгалтера.

Бухгалтерия-Сервис всегда отдает базы 1С клиентам при расторжении договора. Но, мы сталкивались с тем, что некоторые фрилансеры не отдают базы, прописывая этот пункт в договоре. Почему не отдают базы? К сожалению, это попытка скрыть плохо выполненную работу. Потому что, когда профессиональный бухгалтер распаковывает базу и анализирует ее, то сразу замечает качество выполненных работ.

Бухгалтерия-Сервис всегда проверяет базы клиентов перед заключением договора на сопровождение, чтобы исключить «сюрпризы» для клиента и выдает заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учета. Эта процедура называется экспресс-проверка ведения учета.

8. Получаем прочую информацию

Что еще полезно обсудить с бухгалтером.

1. Период поддержки. Срок проверки любого отчета налоговой – 2 месяца. Следовательно, в это время по тем отчетам, которые сдавал прошлый бухгалтер могут поступать требования из налоговой. Определитесь с тем, кто будет отвечать за ответы на требования: прошлый бухгалтер или действующий специалист.

2. Сопроводительное письмо о компании.

Например, мы при расторжении договора с клиентами, всегда пишем сопроводительное письмо для нового бухгалтера. Зачем мы это делаем? Чтобы новый специалист быстрее сориентировался в специфике бизнеса клиента и понял на что обратить внимание. В бухгалтерии всегда есть «переходящие вопросы», именно о них мы и пишем в письме.

Подписывайтесь на наш Telegram канал

9. Оформляем передачу дел документально

Не принимайте дела на словах, важно зафиксировать передачу дел документально под опись.

10. Проводим проверку ведения учета у стороннего специалиста

Мы рекомендуем до того, как вы подпишите акты приема выполненных работ от прошлого бухгалтера, провести независимую экспресс-проверку ведения учета. В результате проверки вы получите оценку качества вашего учета: подробный отчет об ошибках (если они есть), оценку степени рисков этих ошибок, рекомендации по их устранению.

экспресс-проверка учета

Если вы уже сейчас подозреваете наличие ошибок в вашем учёте и задумываетесь в необходимости проверки, то обратитесь к нам для грамотной экспресс-проверки учёта. Вы получите отчет о состоянии своего учета и, если в нем будут выявлены ошибки, вы имеете право потребовать их исправления.

Номер телефона +78122453828

Email info@buh-piter.ru

CRM-форма появится здесь

Контакты

Свяжитесь с нами любым удобным вам способом

Телефон

+7 812 245 38 28

Адрес

Санкт-Петербург, невский пр 71/1 невский атриум

+7 981 120 00 74

Email:

info@buh-piter.ru