Как мы перестали терять деньги на бесплатных услугах: история автоматизации

рассказывает Анна Мосина, генеральный директор

Если вы предприниматель, вы точно сталкивались с ситуацией, когда ваша команда работает в убыток, сами того не замечая.

У нас была похожая проблема: мы теряли деньги на дополнительных услугах, которые оказывали бесплатно. Расскажу, как мы это исправили с помощью автоматизации.

Проблема: деньги утекают, а вы этого не замечаете

Мы заключаем с клиентами договоры с чётким перечнем услуг. Если клиенту нужно что-то сверх этого — пожалуйста, но за отдельную плату.

Однако на практике бухгалтеры часто выполняли такие запросы бесплатно.

Например:

Ответы на требования из налоговой
Подготовка дополнительных документов
Консультации вне договора.

Почему так происходило?

Бухгалтеры не любят продавать. Им проще сделать работу, чем обсуждать оплату.
Им неудобно. Хорошие отношения с клиентами мешали выставить счёт.
Они боятся возражений. Клиент может сказать: «У меня нет денег», и бухгалтер сдаётся.
Жалость. Иногда сотрудники просто жалели клиентов.

Результат? Мы теряли деньги, а бухгалтеры тратили время на бесплатную работу.

Клиенты же привыкали к тому, что всё бесплатно, и потом возмущались, когда мы начинали брать плату.

Решение: автоматизация, которая исключает человеческий фактор

Мы решили, что больше не будем терять деньги на бесплатных услугах. Для этого внедрили автоматизацию в Битрикс24. Вот как это работает:

1.Клиент просит дополнительную услугу.

2.Бухгалтер создаёт сделку в системе, указывая клиента и контактное лицо.

3.Автоматика делает всё остальное: выставляет счёт клиенту, отправляет уведомление об оплате бухгалтеру, ставит задачу специалисту, контролирует сроки - напоминает о дедлайнах и просрочках.

4.После оплаты клиент получает уведомление, а специалист приступает к работе.

5.Когда услуга оказана, сделка закрывается, и клиент автоматически получает отчёт.

6.Сбор отзывов. Через 3 дня после оказания услуги клиент получает письмо с предложением оставить отзыв. Это помогает нам улучшать качество услуг, получать обратную связь для работы над ошибками, собирать положительные отзывы для укрепления репутации компании.

Отзывы наших клиентов

После внедрения данной автоматизации, мы заметили, что клиенты так же оценили оперативность решения их вопросов, что способствовало повышению уровня удовлетворенности нашими услугами.

Все отзывы в Яндекс Картах находятся здесь.

Результаты: больше денег, сильнее контроль за дедлайнами, меньше проблем

Исключили человеческий фактор

Бухгалтеры больше не могут «забыть» выставить счёт

Ускорили процессы

Счета выставляются мгновенно, клиенты получают уведомления, а задачи сразу попадают к исполнителям

Контроль сроков

Система сама следит за дедлайнами, и нам не нужно тратить время на напоминания

Довольные клиенты и сотрудники

Клиенты понимают, за что платят, а бухгалтеры не чувствуют себя «продавцами»

Как выглядит сделка?

Внутри сделки отображаются стадии, компания и контакт клиента, информация по услуге, типу оплату и все действия, в том числе все задачи и поступившая оплата.

Отслеживание аналитики сделок по дополнительным заказам всегда под рукой

С помощью CRM-аналитики в любой момент времени можно проанализировать на каком этапе находится сделка, а также узнать количество всех сделок, успешных и забытых и их сумму.

Еще больше полезных статей в нашем Телеграмм-канале

Вывод: автоматизация — это не роскошь, а необходимость

Если вы замечаете, что ваша компания теряет деньги на бесплатных услугах или лишних трудозатратах, автоматизация — это то, что вам нужно. Она не только помогает сохранить бюджет, но и упрощает работу вашей команды.

CRM-форма появится здесь

Контакты

Свяжитесь с нами любым удобным вам способом

Телефон

+7 812 245 38 28

Адрес

Санкт-Петербург, невский пр 71/1 невский атриум

+7 981 120 00 74

Email:

info@buh-piter.ru