Как превратить подписание авансовых отчетов для сотрудников в интерактив?

рассказывает Анна Мосина, руководитель компании Бухгалтерия-Сервис

Мы все любим тратить деньги, но никто из нас не хочет заморачиваться с бумажками, которые подтверждают расходы компании.

Но бизнесе нам приходится отчитываться за те деньги, которые мы потратили. Отчитываются как сотрудники, так и руководители компаний, которые используют бизнес-карты. Начало месяца – пиковое время для закрытия своих трат авансовыми отчетами. Поговорим о том, как сделать работу с авансовыми отчетами эффективной и снизить рутину.

Забрать

Забрать чек-лист в нашем Telegram канале

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расходование полученных авансом денежных средств на выполнение определенных задач или покупку товаров для компании. В этом отчете сотрудник или ген дир указывает все потраченные суммы, а также прикрепляет все необходимые подтверждающие документы (чеки, квитанции и т.д.).

Почему никто из сотрудников не любит делать авансовые отчеты?

1.НеТ понимания цели

а для чего нужно делать авансовый отчет? Деньги потратил, результат получил, а вот собирать документы — это утомительно и неинтересно

2.Большая бюрократия

долгое оформление и согласование авансовых отчетов создают дополнительные сложности для сотрудника в работе

3.Неопределенность в оплате

непонятно в какой срок сотрудник получит компенсацию расходов после представления отчета

Отправить заявку

Делегируйте бухгалтерию: мы проверим чеки, оформим авансовый отчет и отправим вам готовый документ на подпись

К чему приводит отсутствие практики отчитываться документами за расходы?

1.Создаем кассовый разрыв

Деньги просто улетают, а куда и на что – неясно. Потом собственник удивляется, почему у него не хватает денег и на что все потратили

2.Создаем риск дополнительных налогов

Налоговая успешно признает деньги, которые были потрачены, но не закрыты авансовыми отчетами признавать заработной платой и начислять + 43% налогов

3.Расслабляем коллектив

Сотрудники могут злоупотреблять деньгами: проверка отчетов позволяет убедиться, что средства используются для деловых целей, а не на личные нужны

4.Переплачиваем налоги

Авансовые отчеты служат доказательством расходов и могут быть использованы для снижения налогов. Нет авансовых отчетов - переплачиваем налоги.

Как мы оформляем авансовые отчеты в своей компании?

Отдали ответственность сотрудникам. Потратил деньги – отчитайся авансовым отчетом.
Создали локальный акт, который регулируют наши взаимоотношения с сотрудником: подписал отчет с руководителем – получил деньги не позднее 3 рабочих дней.
Внедрили Битрикс подпись: теперь подпись отчета – целый интерактив, который сотрудник может выполнить с мобильного телефона.
Обучили сотрудников и разместили видео инструкции и скринкасты в базу знаний.
Убрали бумажный документооборот: все храним в электронном архиве.

Как происходит подписание документа в Битрикс24?

С помощью Битрикс можно подписывать разные документы: авансовые отчеты, договоры, документы, некоторые кадровые документы. Битрикс24 создает простую электронную подпись.

1. Создаем документ в битрикс24

Создаем нужный нам документ для дальнешего подписания

2. выбираем кто подпишет документы

Указываем подписантов и их реквизиты. Подставляем в документ нужные нам реквизиты: ФИО, подпись и печать

3. подписываем документы

Авторизация подписантов происходит с использованием электронной почты или мобильного телефона

4.отправляем документ в электронный архив

Мы не печатаем документы и не храним на бумаге, все что нужно у нас находится в электронном архиве

Как подписывать документы в Битрикс24?

Записала 5 минутное видео в котором на примере своего портала Битрикс24 показала как происходит загрузка документа и подписание его в системе Битрикс24.

СМС оповещение

Битрикс пришлет сотруднику смс о том, что его ждут документы на подписи

Авторизация

подписантов возможно через эл почту или смс

Уведомление в вотс ап

Битрикс пришлет сотруднику сообщение о том, что все стороны подписали документ

Скачать документ

можно также по ссылке из сообщения в whatsapp

Упростить работу с авансовыми отчетами можно с помощью следующих шагов:

Процесс централизации и автоматизации: использование специализированного программного обеспечения для управления авансовыми отчетами. Это позволит автоматизировать создание отчетов, проверку документов и учет.
Стандартизация процедур: Разработайте четкие и прозрачные правила и шаблоны для заполнения авансовых отчетов. Это упростит процесс составления отчетов и уменьшит вероятность ошибок.
Обучение персонала: Проведите обучение сотрудников по составлению процедур и предоставлению авансовых отчетов. Это поможет им понять, как правильно заполнять отчеты и какие документы прикладывать.
Электронное хранение и обмен документов: Перейдите к электронному хранению и обмену документов. Это упростит доступ к документам и время на их обработку.
Система контроля: Установить систему контроля и согласование авансовых отчетов. Это поможет избежать задержек в выплатах и обеспечить более эффективное управление финансами.
Использование мобильных приложений: Рассмотрите возможность использования мобильных приложений для заполнения и отправки авансовых отчетов. Это сделать процесс более комфортным для сотрудников вне офиса.
Автоматический анализ расходов: используйте инструменты для автоматического анализа расходов, которые могут помочь выявить нестандартные или контролируемые расходы.
Регулярные обзоры и апгрейды: периодически обновляйте и совершенствуйте процессы работы с авансовыми отчетами, увеличьте изменения в законодательстве и потребностях компании.
Поддержка сотрудников: Предоставьте сотрудникам доступ к технической поддержке и консультациям по вопросам, связанным с предоставленными отчетами.
Автоматические уведомления и напоминания: Настройте систему автоматических уведомлений и напоминаний, чтобы сотрудники не забывали о сроках предоставления отчетов.

Отправить заявку

Принимая во внимание эти практические меры, вы можете значительно снизить и оптимизировать работу процессов. Один из инструментов - работа в Битрикс24.

Контакты

Свяжитесь с нами любым удобным вам способом

Телефон

+7 812 245 38 28

Адрес

Санкт-Петербург, невский пр 71/1 невский атриум

+7 981 120 00 74

Email:

info@buh-piter.ru