Кейс: как оцифровка договоров в Битрикс24 ускорила документооборот и повысила прозрачность процессов

рассказывает Елизавета Власова, специалист по внедрению CRM. Статья от мая 2025.

В любой компании, работающей с большим количеством договоров, рано или поздно возникают проблемы:

Потеря времени — документы задерживаются на каком-либо этапе, согласование затягивается на дни или недели.
Отсутствие прозрачности — невозможно отследить, где находится документ.
Ручная работа — постоянные напоминания, риск ошибок при подготовке.

В нашей компании до внедрения смарт-процесса на работу с договорами в Битрикс24 весь процесс работы с договором занимал до 7-10 дней. После автоматизации срок сократился до 2–3 дней.

Как работает автоматизация договоров в Битрикс24

Кейс основан на опыте нашей компании. Мы внедрили смарт-процесс "Юрист", который охватывает полный цикл работы с договорами.

1. Полный цикл работы с договорами в смарт-процессе

Подготовку любых документов.
Автоматическое назначение ответственных лиц.
Контроль сроков на каждом этапе.
Автоматическая генерация документов по шаблонам.
Присвоение номера документу.

2. Автоматические уведомления и контроль сроков

Если клиент не подписывает договор, система автоматически напоминает менеджеру.
При задержке согласования руководитель видит, где тормозится процесс.

3. Подпись через Битрикс.Подпись и интеграции с ЭДО

Договоры можно отправлять на подпись через Битрикс.Подпись или другие интеграции с ЭДО
После подписания документ автоматически сохраняется в CRM.

Процесс разбит на четкие этапы, что исключает потерю документов и задержки.

Этап 1. Начало

• Заявка на создание нового документа попадает в систему. Ответственный сотрудник получает уведомление.

Этап 2. Взято в работу

• Автоматически назначаются ответственные по ролям: ответственный за создание документа (юрист или бизнес-ассистент), руководитель отдела, генеральный директор.
• Проверяется корректность данных.

Этап 3. Подготовка договора

• Формируется задача по работе с документом на ответственного сотрудника с конкретным сроком.
• Автоматически формируется шаблон документа, подставляя данные клиента
• Ответственный сотрудник контролирует создание и проверяет все данные.

Этап 4. Внутреннее согласование

• Формируется задача на согласование документа на руководителя с конкретным сроком.
• Руководитель проверяет документ.
• Если есть замечания – договор возвращается на доработку.

Этап 5. Подписание с клиентом

• Документ отправляется клиенту на подпись удобным для него способом (по email, ЭДО или через Битрикс.Подпись).

Этап 6. Мониторинг подписания

• Отслеживается статус подписи.
• Автоматически напоминает ответственному, если клиент задерживает подписание.

Этап 7. Завершение - Успех

• Подписан – загружается подписанный экземпляр, фиксируется способ подписания.

Этап 8-9. Завершение - Неуспех

• Не подписан – процесс завершается без дополнительных действий.
• Документ не актуален – на каком-то из этапов документ потерял актуальность, никаких дополнительных действий не требуется.

Результаты внедрения

Срок работы с документом

❌ До внедрения: 7–10 дней
✅ После внедрения: 2-3 дня

Количество ошибок

❌ До внедрения: Высокое (ручной ввод)
✅ После внедрения: Минимальное

Скорость подписания

❌ До внедрения: Зависит от клиента
✅ После внедрения: Автонапоминания ускоряют процесс

Прозрачность

❌ До внедрения: Низкая (непонятно, где документ)
✅ После внедрения: Полный контроль на каждом этапе

Хотите такой же результат?

Оставьте заявку, и мы поможем настроить аналогичный процесс в вашей компании!

CRM-форма появится здесь

Еще больше полезных статей в нашем Телеграмм-канале

Больше новостей — в нашем Телеграм-канале!

Актуальные новости и лайфхаки для бизнеса — в нашем Телеграм.