Автоматизация работы с патентами в Битрикс24: кейс для бухгалтерской компании

рассказывает Елизавета Власова, специалист по внедрению CRM. Статья от мая 2025.

Портрет клиента - бухгалтерская компания с 10+ сотрудниками, специализируется на комплексном бухгалтерском сопровождении юридических лиц и ИП, включая оформление патентной системы налогообложения (ПСН). 

Компания сталкивалась с разными проблемами при оформлении клиенту патента. Расскажем подробнее как они были решены с помощью автоматизации в Битрикс24.

Патентная система налогообложения (ПСН) — специальный налоговый режим для ИП.
Чтобы перейти на патентную систему, предприниматель покупает патент — право заниматься выбранной деятельностью. 

Процесс работы с патентами сложный и требует постоянного контроля

Несвоевременное оформление патента, что ведёт к увеличению налоговой нагрузки, при этом исправить ситуацию задним числом невозможно.
Отсутствие системы контроля за сроками (от 1 до 12 мес) и разными типами клиентов (Клиенты на обслуживании, Разовый клиент).
Ручное выставление счетов и отслеживание оплат, что замедляло процесс оформления.
Проблемы в коммуникациях с клиентами из-за несвоевременных напоминаний о продлении или досрочном отказе.

Наша задача - решить проблемы клиента и улучшить контроль за работой компании с патентами клиентов. 

Стадии воронки 

Были созданы стадии:

  • Новая – заявка от клиента.
  • Выставление счета – автоматический расчет стоимости патента.
  • Оформление патента – задача бухгалтеру только после оплаты.
  • Успех – патент получен.
  • Неуспех:
    • Досрочный отказ от патента → пересчет ПСН.
    • Клиенту дорога услуга оформления.
    • Клиент пропал.
    • Патент клиенту не выгоден.
    • Отказ по инициативе клиента.

Автоматизация роботами

Были настроены различные автоматические действия: 

  • Автоматические задачи для бухгалтеров и администраторов:
    • Согласование стоимости и продления.
    • Оформление патента после оплаты.
    • Сверка количества патентов.
    • Формирование ПП в 1С и уменьшение ПСН.
  • Триггеры для перемещения сделки при закрытии задач.
  • Копирование сделок для повторных клиентов с сохранением истории.
  • Автоматические счета через шаблоны Битрикс24.
  • Напоминания клиентам об оформлении патента, сроке окончания, необходимости продления, процессе досрочного отказа.
  • Уведомления для ответственных и руководителя, если сделка "зависла" на этапе.
  • Очистка данных: при повторном оформлении система автоматически очищает поля от старых данных, исключая ошибки.

Результаты внедрения

Сокращение времени обработки заявок за счет автоматизации рутинных операций.
Исключение просрочек по платежам и срокам подачи документов благодаря напоминаниям.
Уменьшение ошибок в расчетах и формировании ПП за счет четких правил для разных типов патентов.
Повышение лояльности клиентов за счет своевременных уведомлений и прозрачности процесса.
Контроль на каждом этапе — руководитель видит "застрявшие" сделки и может оперативно вмешаться.

Готовы автоматизировать ваш бизнес? Оставьте заявку!

Автоматизация работы с патентами в Битрикс24 позволила бухгалтерской компании перевести сложный процесс в цифровой формат, исключив человеческий фактор и повысив контроль на каждом этапе.

Теперь компания экономит время за счет автоматических расчетов и напоминаний, снижает риски ошибок благодаря четким правилам, улучшает взаимодействие с клиентами за счет прозрачности и своевременных уведомлений. 

Этот кейс — отличный пример того, как грамотная автоматизация помогает бизнесу работать эффективнее, а клиентам — получать услуги без задержек.

CRM-форма появится здесь

Еще больше полезных статей в нашем Телеграмм-канале

Больше новостей — в нашем Телеграм-канале!

Актуальные новости и лайфхаки для бизнеса — в нашем Телеграм.

Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Понятно Подробнее
Cookies